مكتب القبول والتسجيل :

مكتب القبول والتسجيل :

يشكل هذا المكتب من وكيل المدرسة للتسجيل رئيساً ، وعضوية ثلاثة من الهيئة الإدارية أو التعليمية في المدرسة ويقوم بالمهام التالية :

مهام قبل بداية العام الدراسي :
1. يعمل على توعية الطلاب وأولياء أمورهم بالخطط والبرامج الإدارية أو الدراسية المتصلة بخطة العليم الثانوي الجديدة .
2. استقبال ملفات الطلاب الجدد ، وإكمال إجراءات قبولهم ، وإعداد السجلات المخصصة لذلك ، وإعطاء كل طالب رقماً خاصاً به .
3. توزيع الطلاب الجدد على مرشدين أكاديميين يعملون على مساعدتهم في التسجيل ، والإشراف على إعداد الخطة الدراسية لكل طالب ، ومتابعة سيرهم .
4. تحديد مواعيد للإرشاد العام للمستجدين ويكون ذلك قبل أسبوع التسجيل ، ويتم في هذه اللقاءات تعريف الطلاب الجدد بالنظام ومساعدتهم في فهم تطبيقاته ووضع الجداول الدراسية .
5. إعداد الجدول الدراسي العام وفقاً لإمكانات المدرسة وعدد طلابها ومدرسيها قبل بداية كل فصل دراسي .
6. تجهيز الأوراق والسجلات اللازمة لإجراء عملية التسجيل ، وكتابة التنظيمات والتعليمات الضرورية لتلك العملية سواء كانت للطلاب أو للقائمين على عملية التسجيل .
7. عمل المعادلات للطلاب المنقولين من المدارس الثانوي بالنظام القائم وإليها وفق ضوابط المعادلات.

مهام مع بدء الفصل الدراسي وفي أثنائه :
1. الإشراف على عملية التسجيل ، ومتابعة تسجيل الطلاب ، وحل المشكلات التي قد تحدث للطلاب من جراء إغلاق الشعب وخلافة ، وفتح شعب جديدة ما أمكن ذلك .
2. إعداد القوائم النهائية للطلاب المسجلين في كل مقرر وتسليمها للمعلمين .
3. إعداد جداول المعلمين النهائية .
4. الإشراف على عمليات حذف المقررات الدراسية ، وإضافتها وفق الضوابط المحددة .
5. تحديد المجموعات الدراسية التي يقل عدد أفرادها عن 15 طالباً وعرضها على مجلس إدارة المدرسة لاتخاذ القرارات .
6. إعداد قوائم بأسماء الطلاب الذين لديهم أوقات فراغ ؛ لتقوم المدرسة بالتخطيط لأنشطتهم واستثمار أوقات فراغهم من خلال مرافق المدرسة ( كمصادر التعلم ، والملاعب ، وصالات المدرسة ) .
7. متابعة غياب الطلاب وإعداد البيانات اللازمة لذلك وفق التنظيم الآتي :
• إشعار ولي الأمر حال غياب الطالب 5 حصص في أي من المقررات المسجلة في الفصل الدراسي.
• إنذار الطالب حال تجاوزه 5 حصص في المقرر الواحد دون عذر ، ويحال إلى مكتب التوجيه والإرشاد للعلاج .
• إنذار الطالب حال تجاوزه 10 حصص في المقرر الواحد دون عذر وأخذ تعهد خطي وإشعار ولي أمره بذلك .
• حصر الطلاب الذين تجاوزوا النسبة المحددة للحرمان ، ورفع أسمائهم لمجلس إدارة المدرسة لاتخاذ اللازم ، وإشعار أولياء الأمور والمعلمين بقرارات الحرمان المتخذة .
8. وضع جداول اختبارات منتصف الفصل وتنظيمها وتجهيز الأماكن المطلوبة وإعدادها بما يلزم .
9. تجهيز السجلات الدراسية وكتابة البيانات الضرورية فيها عن الطالب ، وتفريغ بطاقات التسجيل فيها ، وإعدادها لرصد النتائج . وكذلك تفريغ بطاقات التسجيل في إشعارات النتائج الفصلية .

مهام قبل نهاية الفصل الدراسي وبعده :
1. الإعداد والتنظيم لجداول الاختبارات النهائية ، وتجهيز القاعات اللازمة ، وتنظيم عمليات الملاحظة والإشراف.
2. تشكيل لجان العمل للاختبارات النهائية ومتابعة سير العمل بها .
3. المتابعة والإشراف المباشر على إدخال بيانات النتائج ، وتدقيقها ومراجعتها ، وتفريغ النتائج وطباعتها في النماذج المعتمدة حاسوبياً .
4. حفظ وتوثيق أوراق الإجابة ودفاتر الأعمال الفصلية والنتائج العامة والسجلات ، وتوثيقها بنسخ حاسوبية وأخرى مطبوعة .
5. تجهيز الإشعارات الفصلية للطلاب غير الخريجين واعتمادها من إدارة المدرسة ثم حفظ النتائج في نسخ ورقية والكترونية ، تحتفظ بها المدرسة وترسل نسخاً منها إلى قسم الاختبارات بإدارة التعليم .
6. إعداد وثائق الخريجين واستكمال بياناتها وتوقيعها من إدارة المدرسة واعتمادها من مدير إدارة التربية والتعليم.
7. توثيق نتائج الخريجين وسجلاتهم الأكاديمية وحفظ نسخها الورقية والالكترونية بالمدرسة وإرسال نسخ منها لقسم الاختبارات بإدارة التربية والتعليم لحفظها .